Depuis la création de Pastel, et bien même avant ça, il y a toujours eu cette volonté de monter des évènements et de propose une expérience aussi efficace que cool. Au cours des années, forcément c’est plus simple d’identifier des process et des petits détails qui peuvent faire la différence. Voici donc une petite check-list concrète, claire et assez universelle qui peut s’appliquer à n’importe quel projet “culturel”
1. Fondations du projet
- Définir l’objectif (réseau, visibilité, revenus, impact social…)
- Déterminer le nombre de gens attendu
- Trouver et réserver un lieu adapté (capacité, accessibilité)
- Fixer une date + durée + tarif
- Vérifier assurances et autorisations
- Définir le coût global
- Rédiger une présentation exhaustive qui compile toutes ces informations
2. Logistique
- Faire une visite en amont du lieu pour avoir le plus de réponses claires
- Anticiper les besoins de sécurité (vigiles à l’entrée, bracelets, issues de secours)
- S’assurer que les gens peuvent aller aux toilettes tranquillement
- S’assurer qu’on ait tout le matériel technique nécessaire et bien fonctionnel:
- Son (DJ, Enceintes, Micros, Scène etc…)
- Lights (si besoin)
- Mobilier (tables, chaises, stands…)
- Câbles et multiprises
- Prévoir de la signalétique (accueil, directions, espaces définis)
- Prévoir un créneau assez large pour l’installation et le démontage
- Prévoir un véhicule utilitaire pour faire les missions si besoin (ça facilite)
3. Budget & financement
- Lister toutes les dépenses → lieu, petites courses, transport, sécurité, staff, accessoires, communication etc…
- Identifier les revenus :
- Billetterie
- Partenaires
- Vente sur place
- Bar / Restauration
- Dons
- Prévoir une marge de sécurité (10-20%)
- Suivre les dépenses en temps réel et régulièrement ajuster le budget pour être au plus près de la réalité et éviter les mauvaises surprises
- Garder TOUS les tickets de caisse, ça permet à la fin d’avoir une compta claire et de pouvoir réajuster les budgets pour l’évènement suivant
4. Communication & visibilité
Généralement c’est la première couche du packaging officiel. Peu importe le projet et le support de communication, il faudra forcément un ou plusieurs visuels donc c’est d’autant plus malin de commencer également par ça pour mieux se projeter, avoir le possibilité de le peaufiner et de faire des allers-retours et surtout prendre le temps ensuite pour des visuels plus conséquents comme des vidéos, du contenu plus organique, et pourquoi pas du contenu avec les partenaires
- Créer une identité visuelle (affiche, couleurs, polices utilisées, déclinaisons possibles, formats stories…)
- Rédiger un pitch de présentation pour que tout le monde puisse avoir les mêmes éléments de langage quant à ce projet. Ça permet aussi de s’assurer qu’on a bien saisi le concept de l’évènement.
- Créer l’évènement en ligne sur la plateforme de billetterie de ton choix. Nous recommandons Shotgun. Découvre pourquoi juste ci-dessous Shotgun - Option de billetterie 2.0
- Établir le rétroplanning de communication Rétroplanning (Template)
- Choisis une dizaine de partenaires, créateurs de contenus et médias avec lesquels tu veux collaborer et prends le temps de construire une petite connexion avec eux pour qu’ils t’accompagnent non seulement sur ce projet, mais sur d’autres. Ensuite c’est effet boule de neige Ecosystème de partenaires culturels
- Prévoir de la captation (photo / vidéo). Sans images, c’est comme si ça n’avait pas existé ;) Prestataires Utiles
5. Équipe & rôles
L’histoire nous a appris que c’était plus simple d’embarquer du monde une fois que tout le projet et la préparation sont claires. Dans ce sens notre conseil c’est vraiment d’avoir un noyau dur de 2-3 personnes et le reste de bénévoles ou de gens en qui vous avez confiance sur le taff.
- Définir les missions clés de chaque personne de l’équipe avant et pendant l’évènement
- S’assurer de faire un point assez informel avec toute l’équipe avant l’évènement pour vraiment aligner tout le monde
- Remplir complètement la feuille de service et la peaufiner si besoin avec le staff
- Pour les grosses missions, c’est toujours plus agréable et plus efficace d’être en binôme ce qui laisse du temps pour le reste
6. Expérience public
- S’assurer que le parcours est fluide du début à la fin (entrée → activités → sortie)
- Prévoir les imprévus (retards, météo, plafonds bancaires mensuels…)
- Accueil clair (check-in, infos → c’est toujours cool d’avoir quelqu’un pour accueillir les gens)
- Envoyer aux participants une programmation plus ou moins détaillée en amont
- Prévoir des petites interactions qui restent en tête et/ou instagrammables (petits jeux, goodies personnalisés, photobooth, staff à l’écoute…)
- Prévoir le confort :
- Eau
- Petit catering
- Assises
- Toilettes accessibles
- Espaces fumeurs
- Porte-manteaux si besoin
⚙️ 7. Jour J (opérationnel)
- Arriver en avance (minimum 2-3h)
- Installer tout le matériel
- Tester son / lumière / technique
- Brief équipe rapide
- Gérer le timing et constamment se référer à la feuille de service si besoin
- Être autonome le plus possible
- Capturer le max de contenu organique (photos / vidéos)
- Toujours garder son téléphone au cas où
- S’assurer qu’on garde l’endroit clean tout au long
- S’Être dispo pour gérer problèmes
🔁 8. Après l’événement
- Ranger / démonter
- Remercier équipe + partenaires
- Poster contenu (photos, recap…)
- Analyser :
- Nombre de participants
- Budget réel vs prévu
- Points forts / à améliorer
- Récupérer feedback (public / équipe)
- Capitaliser pour les prochains événements
Conclusion
Faut se dire qu’à la fin on a juste des souvenirs de tous les évènement auxquels on a participé. Dans ce sens ent ant qu’organisateur, le but c’est qu’il y ait le moins de friction possible dans l’expérience client et s’assurer de penser aux plus choses en amont pour qu’on en ressorte en se disant “damn j’ai passé un moment de fou”
